Adjoint administratif bilingue

Temps plein 9h à 17h, du lundi au vendredi 22$ (ou plus) de l’heure basé sur 3 ans d’expérience.

Notre client a une pratique notariale très dynamique et en croissance à Westmount. Notre client recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) parfaitement bilingue en anglais et français (écrit et oral).

L’embauche réussie doit être axée sur les solutions, rapide pour résoudre tous les problèmes, organisée, méticuleuse et avoir une forte tolérance à un environnement de travail au rythme rapide et parfois à des situations stressantes. La patience et le sens du service à la clientèle sont en effet des qualités supplémentaires nécessaires pour réussir dans ce poste.

Le rôle principal consiste à assister le notaire et à gérer les relations avec les clients et les transactions immobilières. Une expérience dans un cabinet notarial en tant qu’assistant administratif ou poste similaire est exigée. La personne doit être capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et d’agir en tant que soutien principal pour gérer et aider dans diverses tâches de préparation de dossiers et de liaison avec les clients.

Tâches:

• Ouvrir et gérer les fichiers clients tout au long du processus de transaction
• Assurer la liaison avec les courtiers, les banques et les autres partenaires du client pour demander les documents nécessaires
• Agir en tant que contact principal avec les clients (répondre aux appels téléphoniques/courriels et aider les clients avec leurs questions)
• Rédiger et préparer des documents et des contrats
• Effectuer des recherches (bureau d’enregistrement, taxes, frais de condo)
• Préparer les courriers et envois postaux
• Enregistrer les procès-verbaux
• Planifier les rendez-vous et la salle de conférence
• Vérifier & classer les documents reçus (électronique & papier)
• Numérise des documents et fait des photocopies
• Effectuer d’autres tâches connexes, au besoin.

Conditions:

• Bilingue français et anglais (écrit & oral)
• Souci du détail et méticuleux
• Orienté Service Client
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches et de prioriser le travail
• Maîtrise de Microsoft Word, aisance avec Internet et les outils de recherche
• La connaissance de Pronotaire serait un atout.
• Expérience avérée dans un cabinet notarial en tant qu’assistant administratif ou poste similaire
• Une certification en administration/secrétariat serait préférable.

Lora Cerulli Totilo

Services de Recrutement ♦ Rédaction et Consultation de Résumés

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